Veränderungen im Unternehmen: die Kommunikation macht den Unterschied (Gast-Blog)

Kommunikation in Situationen der Veränderung

Nicht wenige behaupten, ein eigentliches Veränderungsmanagement gäbe es heute gar nicht mehr, da alles im Unternehmen steter Veränderung unterworfen sei und deshalb Management per se Veränderung bedeute. Da eine Meinungsäusserung zu dieser Behauptung alleine mindestens einen Blog-Beitrag füllen würde, unterlasse ich sie gänzlich. Vielmehr geht es mir hier darum aufzuzeigen, wie Sie das nächste Projekt kommunikativ glatt über die Bühne bringen können. Denn niemand will schliesslich das neue Jahr mit ähnlichen Gefühlen beginnen, wie sie die Dame auf dem Bild vermutlich plagen müssen.

Mit ein paar einfachen aber effektiven Schritten, die ich Ihnen aus eigener Erfahrung empfehlen kann,

• vermeiden Sie Widerstände gegen das Projekt,
• senken Sie die Koordinationskosten,
• verhindern Sie unerwünschte Frustration und allfällige personelle Abgänge im betroffenen Unternehmen, der Abteilung oder im Team und
• machen Sie vor Presse und Öffentlichkeit stets einen professionellen Eindruck.

Praxisbeispiel: Kein Stein bleibt auf dem anderen

Wie Sie unter Einhaltung von sechs Schritten zu einer gelungen Kommunikation in Ihrem Veränderungsprojekt finden, will ich Ihnen anhand eines selber durchgeführten Beispiels erläutern (ausführlich finden Sie diese Überlegungen in Beitragsform hier). Für ein besseres Verständnis gilt es die folgenden Rahmenbedingungen des erlebten Projektes zu beachten:

• das Unternehmen war umfassend neu aufzustellen,
• im Rahmen der Transformation waren auch die über Jahre eingeschliffene, teilweise negativ gearteten Werte und die Kultur anzupassen und
• sowohl Schlüsselkunden und Partner als auch die breite Öffentlichkeit hatten ein gesteigertes Interesse und verschiedene, teilweise starke Machtbefugnisse im Rahmen des Veränderungsprozesses.

Es sei hier vorweggenommen, dass uns der Wandel der Unternehmung gut gelungen ist. Wir waren beinahe selber von den geringen Widerständen in der Umsetzung überrascht, auch wenn wir von Anfang an von unserer Planung überzeugt waren. Umso erstaunlicher war das Ausbleiben einer kontroversen öffentlichen Diskussion auch deshalb, weil unser Unternehmen vor Einsetzen des Transformationsprojektes mehrmals negativ der journalistischen Berichterstattung ausgesetzt war. Diese schlechte Presse war insbesondere auf Unstimmigkeiten mit den Mitarbeitenden und Problemen mit der Qualität der Leistungserfüllung zurück zu führen.

Sechs Schritte auf dem Weg zur gelungenen Veränderungskommunikation

Wir dürfen also behaupten, in der kommunikativen Begleitung des Projektes etwas richtig gemacht zu haben. Genau dieses „Richtige“ will ich Ihnen in Form von sechs Schritten oder Empfehlungen zugänglich machen:

Schritt 1:
Die kommunikative Begleitung eines Veränderungsprojektes muss von allem Anfang in die Projektplanung einfliessen. Die Kommunikationsplanung hat den richtigen Stellenwert, wenn sie integrierender Bestandteil des gesamten Planungsbeschlusses ist. Die geplante Umsetzung muss danach bezüglich Termine und Inhalt penibel genau eingehalten werden. Eine der wenigen Gelegenheiten, bei denen sich stures Festhalten an Abgemachtem auf jeden Fall lohnt.

Schritt 2:
Bilden Sie „Wissens-Cluster“ indem Sie die relevanten Anspruchsgruppen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens genau bezeichnen. Evaluieren Sie die möglichen Widerstände und analysieren Sie die Macht und die Betroffenheit der einzelnen Gruppen. Dazu können Sie eine Portfoliomatrix verwenden wie Sie unten abgebildet ist.

Während die Darstellung auch eine andere Form annehmen kann, ist es jedoch unerlässlich, eine Bewertung der Anspruchsgruppen im Gremium vorzunehmen. Diskussionen über die Macht und die Betroffenheit der jeweiligen Cluster lohnen sich, da Sie so Reaktionen und Verhaltensweisen antizipieren können. So sparen Sie sich böse Überraschungen im weiteren Projektverlauf.

Schritt 3:
Denken Sie für andere: Was will wer von mir wissen und wie bediene ich ihr/sein Informationsbedürfnis?

Schritt 4:
Legen Sie fest, wer wann was erfahren soll. Bestimmen Sie eine Person (meist Geschäfts- oder Projektleiter), die nach innen und aussen kommuniziert. Mit der Wahl des Kommunikators steuern Sie unter anderem das Vertrauen, das andere in Ihr Projekt haben werden.

Die Kommunikation lässt sich dabei wie in oben stehender Abbildung mit einem Fluss vergleichen. Stimmen Sie zuvor ab, welche Botschaften in welcher Reihenfolge wem zugänglich gemacht werden sollen. Aber Achtung: ein Fluss kann auch über die Ufer treten! In unserer Analogie bedeutet dies, dass Informationen, sobald Sie einen Vertrauenscluster verlassen, ungewollt diffundieren können. Seien Sie dafür gewappnet (vgl. nächster Schritt).

Schritt 5:
Bereiten Sie die Kommunikation vor: Halten Sie Pressetexte, Reden, Fotos oder „Nasty Questions“ und Antworten rechtzeitig bereit. Dies gibt Ihnen die Sicherheit, auch auf Unvorbereitetes souverän reagieren zu können.

Schritt 6:
Kommunizieren Sie nur jene Botschaften und Inhalte, die im entsprechenden Moment kommuniziert werden sollen. Hier hilft es, klare Grenzen zu ziehen. Eine Flucht in Halb- oder Unwahrheiten ist stets zu vermeiden.

Machen auch Sie den Unterschied

Unter Einhaltung dieser sechs Schritte konnten wir mehrere Veränderungsprojekte mit spürbar weniger Widerständen umsetzen. Wir haben so das Risiko vermindert, dass das Projekt nur mit mühevollen, iterativen Anpassungsvorgängen hätte zum Ziel geführt werden können. Ein „Projektabsturz“ ist sehr kostspielig und frustrierend, kann aber unter anderem mit einer gezielten Veränderungskommunikation verhindert werden. Gehen Sie zusammen mit Ihrem Projektteam respektive mit der Geschäftsleitung im Rahmen Ihres nächsten Veränderungsprojektes den Weg der sechs Schritte. Ich bin überzeugt, Sie machen damit den Unterschied. Ich wünsche Ihnen für all Ihre Projekte im 2014 viel Erfolg.

Weiterlesen

Wenn Sie hier klicken, finden Sie zum Thema meines Blogeintrags weitere Überlegungen in einer ausführlicheren Version sowie meine Vita in Kurzform.

Kontakt

Dr. Ueli Schneider, Bureau Schneider

Bucheggweg 6
CH-4500 Solothurn

Mobil +41 79 286 29 60

info@bureau-schneider.ch