Prozesse, Ressourcen und Funktionen in dezentralen Organisationen: Wie schaffe ich Transparenz?

[...] lokaler Wirtschaftlichkeitsüberlegungen jeweils anderen Funktionen zugeordnet (z. B. aus Auslastungsüberlegungen).

Wenn nun unternehmensweit relevante Prozesse (z. B. Abrechnungsprozesse) aus übergeordneten Überlegungen optimiert oder redesigned werden sollen, muss das dezentrale Geflecht sorgfältig erfasst werden. Sonst besteht die echte Gefahr, dass gesamthafte Produktivitätsgewinne durch das Streamlining der Prozessen durch dezentrale Produktivitätseinbussen zunichte gemacht werden.

Gemäss meiner Erfahrung ist eine möglichst gute Abbildung der entsprechenden Komplexität von Prozessen, Ressourcen und Funktionen daher sehr wichtig, damit die zuständigen Gremien richtig entscheiden können.

Eine Möglichkeit hierzu ist eine Prozess-Ressourcen-Matrix, die ich bereits mehrfach mit gutem Erfolg in Projekten eingesetzt habe: Sie spannt die gesamte Organisation als Matrix auf, indem die dezentralen Einheiten (hier im Beispiel Regionen) auf der Abszisse mit den relevanten Hauptprozessen und Prozessen auf der Ordinate kombiniert werden.

In den einzelnen Matrix-Feldern (Prozess-Regionen-Felder) werden anschliessend die Funktionen abgebildet, die dezentral für die Durchführung der Prozesse in Frage kommen.

Dies erfolgt mittels Quadraten, und zwar mit so vielen Quadraten wie es Funktionen gibt, die dezentral für die Durchführung der analysierten Prozesse in Frage kommen. Hier sind es vier Funktionen, nehmen wir beispielsweise Marketing, Finanzen, Betrieb und Admin/Management. Jeder Funktion wird eine Farbe zugeordnet, hier Rot für Marketing, Blau für Finanzen, Gelb für Admin/ Management und Grün für den Betrieb.

Sind es beispielsweise nur zwei Funktionen, die dezentral für die Durchführung der analysierten Prozesse in Frage kommen, würden entsprechend nur zwei Quadrate abgebildet.

Die Funktionen, die nun in einer Region einen bestimmten Prozess wahrnehmen, werden anschliessend mit ihrer Farbe eingefärbt. Die anderen Funktionen, die in der entsprechenden Region an diesem Prozess nicht beteiligt sind, bleiben ohne Farbe. Im exemplarischen Beispiel hier wird der Prozess damit in dieser Region durch die Funktionen Marketing und Betrieb wahrgenommen.

Die Prozess-Ressourcen-Matrix reduziert zwar die Komplexität nicht, schafft aber erfolgreich Überblick, der sich lohnt. In der Toolsammlung habe ich ein kompletteres Beispiel inkl. Anleitung hinterlegt.